仕事で文章を書く時に「辞書登録機能」を活用していますか？
メールや送付状、日報、議事録など、職場ではこまごまとした文章を書く機会が本当に多いですよね。
これらの文章はある程度形式や構成が決まっているため、同じようなフレーズが何度も登場しているはず。
お決まりのフレーズをその都度キーボードに打ち込んでいる人は、辞書登録機能を活用すれば文章作成の時間をかなり短くできる可能性があります。
今回は辞書登録機能の使い方やオススメのフレーズをご紹介します。仕事の効率化や時短化に役立ててください。
辞書登録機能とは？
辞書登録機能（または単語登録機能）とは、よく使う単語を登録しておくことで次から一発変換が可能になる機能です。
日本語入力ソフトの変換精度は年々上がっていますが、あくまで一般的な言葉づかいに合わせて作られています。
辞書登録機能を使えば、日本語入力ソフトを自分用にカスタマイズできるのです。
「辞書登録機能」の使い方
ここではWindows PCで使われていることが多い日本語入力ソフト「IME」を使って単語を登録してみましょう。
ほかの入力ソフトでも機能の名前などは違いますが、多くの場合同様の「辞書登録機能」が搭載されています。
1.テキストやWordを開き、よく使うフレーズを打ち込み、選択
ここではメールでのあいさつを想定し、「いつもお世話になっております。株式会社〇〇のてんむすでございます。」を登録することにしました。
なおIMEの場合、登録できるのは最長60字までです。
2.タスクバーの右側にある「あ」を右クリックし、「単語の登録」を選択
3.登録画面が開くので、「よみ」を入力
「よみ」ではひらがなだけでなくアルファベットや数字も使えます。
カタカナは使えません。
4.登録して、正しく表示されることを確認
「いつ」の2文字を打ち込んだだけで、変換候補に現れるようになりました。
時短にオススメのフレーズ
よく使うフレーズを登録しておけば入力スピードがアップし、細かい言い回しで悩む必要もなくなります。
また誤字脱字の可能性も減らすことができます。
ただし登録時に入力を間違えると、誤字脱字が量産されてしまうので注意しましょう。
ここからは登録しておきたいオススメフレーズをご紹介します。
メールのあいさつ文
例
- いつ → いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
- とつ → 突然のメールで失礼いたします。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇と申します。
- ごた → ご多忙のところ恐れ入りますが、〇〇のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
- でさ → 出先のため、社に戻りましたら再度メールをお送りいたします。
- ごふ → ご不明な点がございましたらご連絡ください。
- やすみ → 私事で恐縮ですが、〇月〇日（〇）～〇日（〇）の間休暇を取らせていただきます。
上司や取引先へのメールはとくに気をつかうので、いちから書いていると時間がかかりがちです。
事前によく吟味したフレーズを登録しておけば早く返信できますよ。
記号
例
- やま → ＜＞
- すみ → 【】
- かく → ［］
- てん → ……
- ゆ → 〒
文章だけでなく、記号も登録できます。
社内で半角・全角の使い分けがある場合などにも便利です。
人名・会社名
例
- わたなべ → 渡邊さま
- どぅ → 株式会社Do-It-Yourself
※名前は仮のものです
単語を登録しておけば、人名や会社名を間違えて失礼な印象を与えることがありません。
また、人名から様をうっかりと落としてしまう事態も防げます。
取引先の社名も前株か後株かで迷ったり、キーボードをアルファベットに切り替えたりする必要がないので素早く打ち込めます。
テンプレート
例
にってい
↓
日時：0月00日(〇) 00:00〜00:00
場所：第〇会議室
テーマ：「〇〇〇について」
このように、簡単なテンプレートとして使うこともできます。
ただし、IMEを含め多くの日本語入力ソフトでは、改行を登録できません。
1行で変換されますので、手動で改行を入れてやる必要があります。
こんな裏技も
急いで文章を打ち込んでいるとタイプミスをしておかしな文章になることがあります。
そこで試したいのが、間違いの方を「よみ」として登録しておく裏技です。
例
- おねぎあ → お願いします
- くだしあ → ください
- いたいsます → いたします
よくある間違いを登録すると、入力中のイライラが少し減るかもしれません。
まとめ
スムーズにキーボード入力ができると余計なストレスが減り、その分内容に集中できます。
タイピングが苦手な人にはとくに辞書登録機能がオススメです。
とは言え、一度にたくさん登録してしまうと「よみ」を思い出せずかえって使いづらくなることも。
まずは一日に何度も使うような頻出フレーズから登録を始めて、少しずつリストを充実させていってください。
